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公司秘書的工作
發布時間:2019-2-22 13:09:40 來源:本站原創 點擊:101次
 總經理秘書與辦公室行政工作有類似的地方,而且很多工作是相同的,比如內勤、文件處理、檔案管理、來人來電接待等,都有這樣的工作。多想想以前怎么工作的,總結一下以往的經驗并且發揚光大就好。 2、總經理秘書顧名思義是總經理的秘書,也就是總經理的日常工作助手,最重要的職責就是為總經理服務,從這個意義上來說工作也比較單純,因為只有一個工作核心和重心,那就是圍著總經理轉。 3、作為秘書,還有一項重要的職責,就是橋梁與紐帶作用,你是總經理與其他部門、領導、同事的橋梁與紐帶,要通過你來做到上傳下達、下情上傳,因此要忠實地做好傳聲筒,千萬不能猜測,加入自己的理解和東西,這一點十分重要。 4、俗話說:秘書不是官,見官大一級,你所說的一切都代表總經理,因此說話做事要慎重,不能信口開河,不懂就問,多與總經理溝通。 5、既然見官大一級,那么為人處事也是很注意,畢竟秘書不是官,不能有大國沙文主義的思想存在,相反為人應該更謙虛謹慎,以平常心對待其他每一個人,有時候甚至比其他一般人更要夾著尾巴做人。當然該運用權威的時候也要好好運用。 6、好記性不如爛筆頭,隨時準備紙筆,邊聽邊記,不明白的再問再記。 7、其他的自己在多想想,多總結,多學習。 秘書(公益型)   工作描述: 秘書是傳統的職業之一,就是負責掌管文檔、安排事務并協助機構或部門負責人處理日常工作的人員。秘書的工作非常繁瑣,大致有以下幾項:  接聽電話,向電話詢問者提供信息,記錄留言,轉接電話;ü  收發與回復日常郵件;ü  撰寫會議通知、會議記要、日常信件和工作報告;ü  會談、會務安排;安排商務旅行,做好預訂工作;ü  將信件及其他記錄歸檔;備份信件及其他文檔;ü  接待訪客;ü  采購、分發和控制辦公用品等等。ü 秘書工作的范圍十分廣泛,既是業務人員,也是管理人員,可以說,秘書自身的素質及工作效率直接影響到整個部門或機構的形象及競爭力,可見秘書崗位的重要性。   核心競爭力: 知識要求:一般情況下,企業要求秘書具備中文或行政專業大專以上學歷,有文書寫作、檔案管理、財務會計等基本知識,并有一定的外語基礎。 技能要求:文字功底深厚,具備較強的溝通協調能力和邏輯思維與分析能力,熟練使用各種辦公自動化設備,在授權范圍內有一定的預見能力和判斷能力。 經驗要求:具有一年以上相關職位的工作經驗,對所在行業和企業狀況有所了解。 職業素養:能夠和各種類型的上司和諧相處,辦事細致、處事謹慎,具有較高的自我管理能力、工作積極主動并持久,具備較強的心理承受力和保密意識。   職業現狀: 秘書職業向來是職場上上供需兩旺的人才需求熱點,據不完全統計,目前我國的秘書從業人員達2300萬人。隨著社會的發展和企業競爭的日益加劇,秘書工作的重要性越來越受到重視,秘書已經不是以前眾人眼里“端茶遞水”的角色,而是日漸成為企業內參與管理的特殊助手,他們不僅要熟練掌握辦公室的工作技巧,還要能在上司沒有過問的情況下表現出責任感,以實際行動顯示主動性和判斷力,并在給予的權力范圍內果斷做出決定。這也是為什么秘書需求不斷上漲的原因所在。   風險與回報: 秘書的工作繁雜、瑣碎,辛苦又重要。在企業中秘書起著承上啟下的作用,是上司與員工之間的紐帶。秘書還要能夠正確理解上司的意圖,替上司過濾重要的事物。另外,秘書是輔助型角色,而不是決策型角色,所以把握分寸是關鍵。 據權威部門統計,80%以上的秘書月薪在3000元以下,月薪在5000—8000元之間的秘書有4.31%;月薪在8000以上的秘書只有2.02%。   職業趨勢: 發展路徑:做秘書得先有“秘書證”,國家勞動和社會保障部將秘書職業資格分為三個等級:初級秘書、秘書、高級秘書。要求秘書持證上崗。 轉型機會:根據秘書的知識結構和技能,秘書還可從事行政助理、行政管理等既要與事又要與人打交道、并需要較高的溝通協調能力的工作,如果外語水平高,還可從事涉外文秘的工作。 個人總結為: 1、必須有更多的付出精神,不能太計較工作時間和個人報酬; 2、常用電話號碼、重要客戶和合作者的聯系盡可能熟記; 3、要學會擺弄文件,學會擋案管理,重要文件能隨時拿出來,所保存的文件能在2分鐘之內找到,近期(半月內)過手的文件要迅速知道其去處; 4、學會記住認人,凡是見過一次面或找過你上司一次的人,一定要記住其容貌和姓名,最好能在下次見到時,能立即知道這人姓什么,做什么的; 5、應酬活動,場合允許要站在老板身邊,輕聲提醒上司對面過來準備與你上司打招呼的人姓什么、做什么的; 6、學會記錄,只要在場能記錄的一般你就別拉下,說不定什么時候有用; 7、開會一般你只是列席,要記住盡量少發言,如非上司問及,一般不發言,但是一定要將會議記錄一定要全面,尤其是重要發言和會議決議; 8、對內部各部門和人員有調查研究和了解情況的權力,但沒有指令權,若轉達上司的指令一定要在下達之前說明; 9、為了寫東西,多做標準文本,以備不時之需; 10、對其它同事不可有驕嬌之氣; 11、無論對上、對下,多用“請”和“謝謝”; 12、不上網做與工作無關的事,也許別的同事可以; 13、手機永遠是振動,網上QQ也不要有唧唧的叫聲; 14、要細心,學會在小事情上為上司補缺,必要時候需要為上司圓場; 15、上司的失誤要適時地提示,溫和地提醒; 16、常規性的瑣碎事務,妥善處理,必要情況一跟到底,不要讓人有半點不放心; 17、對內外任何場合不議論公司、同事是非; 18、不是上司問及,不議論同事的不好; 19、少喝酒,不能醉; 20、對同事言語不能曖昧,對上司絕對尊重。不和上司短信商討個人問題; 21、穿衣服有工裝最好,不要為了取悅自己穿太性感的衣服; 22、切不可產生辦公室戀情,如有萌芽立即走人; 23、向上司匯報工作或者接受上司安排、指令一定要記得帶上筆記本,好記性不如爛筆頭; 24、上司的任何安排或者指示,一定要在上司說完后,記錄好,沒聽清楚一定要問或者請上司重復一次。 25、事很多,別著急,抓緊辦,慢慢來。
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